スプレッドシートで作成したシートをGmailで自動で送付する方法をご紹介します。
スプレッドシートをpdf等でエクスポートして添付する手間が省けます。
仕事でG Suiteを使っているのであれば、スプレッドシートのブックをテンプレートにできるため、頻繁に使うものは今回のスクリプトを実装した上でテンプレートに登録しておくと非常に便利です。
完成イメージ
このシートで追加機能よりメール送付をクリックすることで、pdf形式でメールに添付するプログラムにしたいと思います。
クリックして実行するとこのようになります。
宛先・件名・本文が入り、ファイルが添付された状態で下書きができます。
実際のスクリプト
function sendmail() {
var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
var sheet = ss.getSheetByName("シート名") //シート名を入れます。
var sheetID = sheet.getSheetId();
var key = ss.getId();
var ui = SpreadsheetApp.getUi();
var token = ScriptApp.getOAuthToken();
var to = "example@tori33.com" //宛先を入れます。その都度変わる場合は空白でもOKです。
var subject = "果物の注文" //件名です。こちらも空白でも構いません。
var message = "テストメールだよ。" //本文です。こちらも空白でも構いません。
var name = "ファイル名.pdf"; //ファイル名です。必ず拡張子を付けます！
var url = "https://docs.google.com/spreadsheets/d/" + key + "/export?gid=" + sheetID +
"&format=pdf&portrait=true&size=A4&gridlines=false&scale=4"
var file = UrlFetchApp.fetch(url, {headers: {'Authorization': 'Bearer ' + token}}).getBlob().setName(name);
GmailApp.createDraft(to,subject,message,{attachments:file});
}補足
エクセルで添付する場合
pdfではエクセル形式で添付することも可能です。
その場合、コードの下記部分を変更して下さい。
- 12行目→ファイル名の拡張性を”.xlsx”に変更
- 15行目→”format=xlsx”に変更
下書きにせずにメールを送る場合
下書きを作成することなく、メールを送ることも可能です。
この場合、少なくとも宛名のアドレスを入力する必要があります。
18行目のcreateDraftを”sendEmail”に変更します。
その他の詳細設定
15行目を編集することでページの向きやサイズ、グリッド線の有無などの変更ができます。
- portrait=：true→縦, false→横
- size=：用紙のサイズを入力（A4, A3, B5など）
- gridlines=：true→グリッド線あり, false→グリッド線なし
- scale=：1→標準サイズ, 2→幅に合わせる, 3→高さに合わせる, 4→ページに合わせる
他にもページ番号の表示や余白の幅の調整などもできますので、詳しく知りたい方は調べてみて下さい！
Googleのサービスはexcelなどとは違ってウェブ上で動作するため、スプレッドシートとGmail以外にもGoogleカレンダー、slack、チャットワークなど様々なサービス同士の連携ができます。
そして、Google Apps Scriptを利用すれば、今まで時間がかかっていた作業を減らすことも可能です！
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