Spreadsheet

【スプレッドシート】メールを自動化する方法!

 

スプレッドシートで作成したシートをGmailで自動で送付する方法をご紹介します。

スプレッドシートをpdf等でエクスポートして添付する手間が省けます。

仕事でG Suiteを使っているのであれば、スプレッドシートのブックをテンプレートにできるため、頻繁に使うものは今回のスクリプトを実装した上でテンプレートに登録しておくと非常に便利です。

>スプレッドシートで簡単な勤怠管理表を作ってみた!

 

完成イメージ

このシートで追加機能よりメール送付をクリックすることで、pdf形式でメールに添付するプログラムにしたいと思います。

メール送付1

クリックして実行するとこのようになります。

宛先・件名・本文が入り、ファイルが添付された状態で下書きができます。

メール送付2

 

実際のスクリプト

function sendmail() { 
 var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); 
 var sheet = ss.getSheetByName("シート名") //シート名を入れます。 
 var sheetID = sheet.getSheetId(); 
 var key = ss.getId(); 
 var ui = SpreadsheetApp.getUi(); 
 var token = ScriptApp.getOAuthToken(); 
 
 var to = "example@tori33.com" //宛先を入れます。その都度変わる場合は空白でもOKです。 
 var subject = "果物の注文" //件名です。こちらも空白でも構いません。 
 var message = "テストメールだよ。" //本文です。こちらも空白でも構いません。 
 var name = "ファイル名.pdf"; //ファイル名です。必ず拡張子を付けます! 
 var url = "https://docs.google.com/spreadsheets/d/" + key + "/export?gid=" + sheetID +
           "&format=pdf&portrait=true&size=A4&gridlines=false&scale=4" 
 var file = UrlFetchApp.fetch(url, {headers: {'Authorization': 'Bearer ' + token}}).getBlob().setName(name); 
 GmailApp.createDraft(to,subject,message,{attachments:file}); 
}

 

補足

エクセルで添付する場合

pdfではエクセル形式で添付することも可能です。

その場合、コードの下記部分を変更して下さい。

  • 12行目→ファイル名の拡張性を”.xlsx”に変更
  • 15行目→”format=xlsx”に変更

下書きにせずにメールを送る場合

下書きを作成することなく、メールを送ることも可能です。

この場合、少なくとも宛名のアドレスを入力する必要があります。

  • 18行目→createDraftを”sendEmail”に変更

その他の詳細設定

15行目を編集することでページの向きやサイズ、グリッド線の有無などの変更ができます。

  • portrait=:true→縦, false→横
  • size=:用紙のサイズを入力
  • gridlines=:true→グリッド線あり, false→グリッド線なし
  • scale=:1→標準サイズ, 2→幅に合わせる, 3→高さに合わせる, 4→ページに合わせる

他にもページ番号の表示や余白の幅の調整などもできますので、詳しく知りたい方は調べてみて下さい!

 

Googleのサービスはexcelなどとは違ってウェブ上で動作するため、スプレッドシートとGmail以外にもGoogleカレンダー、slack、チャットワークなど様々なサービス同士の連携ができます。

そして、Google Apps Scriptを利用すれば、今まで時間がかかっていた作業を減らすことも可能です!

 

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